Le dossier institutionnel réunit le règlement en vigueur, une réponse du protocole si nécessaire, des vues du modèle approuvé, une fiche par rôle, les accessoires, les tailles et la politique de prêt. Les informations relatives aux étudiants sont placées dans une annexe distincte de celles des professeurs.
Chaque source reçoit un statut : actuelle et publique, actuelle mais communiquée directement, historique, limitée à une faculté ou non confirmée. Une affirmation publique ne dépasse jamais le statut de sa meilleure source.
Cette structure permet de transformer progressivement les mentions à confirmer en données vérifiées sans réécrire l’atlas autour d’une impression visuelle.
Une révision annuelle compare aussi les versions linguistiques : nom de fonction, portée facultaire, année académique et chiffres doivent rester identiques. Si une traduction donne un droit de port plus large que le document original, elle est corrigée avant publication, avec une note de version datée et vérifiable.